Jak skutecznie "walczyć" z czasem, rad kilka :)

Ostatnio zalewa mnie morze pytań od znajomych i internautów, którzy pytają mnie jak sobie z tym wszystkim daję radę?! Dokładnie chodzi o to jak można moje wszystkie obowiązki zmieścić w dobie mającej tylko 24 godziny. Postanowiłam wyjść temu na przeciw i rozwiać wszelkie wątpliwości opisując wszystko w tym poście :) Myślę, że temat jest bardzo na czasie i każdemu się przyda kilka rad.

Najpierw przybliżę Wam mój typowy dzień. Staram się by był ułożony według pewnego schematu, dzięki temu łatwiej nad wszystkim zapanować.

Pewnie jak większość z Was, ja również uwielbiam spać. Niestety mój każdy dzień roboczy zaczyna się pobudką o 6:30. Czasem zdarza się, że wstaję wcześniej, ale to w wyjątkowych okolicznościach.

Teraz uwaga tworzymy klimat, wczuwamy się. Jest noc, śnimy najbardziej wypasiony sen tej nocy i nagle "Dryń, Dryń, Dryń"- dzwoni budzik. Przebudzamy się i mamy dwie opcje:

Opcja A- jeśli poprzedniego dnia położyłam się spać wcześniej (w moim wypadku ok.23:00) wtedy wstaję od razu,

Opcja B- jeśli położyłam się spać koło 3:00 i jestem po maratonie trwającym kilka dni zostaję w łóżku jeszcze pół godziny.

Tak czy inaczej koło 7:00 muszę wstać na dobre, przecież przedszkolaka muszę odstawić na 8:00. Ubranie do przedszkola zawsze przygotowuję mu dzień wcześniej, tak by rano mieć mniej do roboty. Staram się jak najszybciej wrócić do domu i przejrzeć "plan dnia". Od 8:00 do 15:00 mam czas na pracę, edukację lub coś innego co wymaga ciszy i skupienia. O 15:00 odbieram syna z przedszkola i spędzamy czas razem do godz. 20:00. W tym czasie czytamy, układamy puzzle, czasem prowadzimy swoje biura i wtedy jestem w stanie pracować spędzając czas razem z nim. Po "Stacyjkowie" pora spać. Wracam do pracy ok. godz. 22:00 i tak czasem do 3:00 nad ranem. Tak w wielkim skrócie wygląda mój dzień. W rzeczywistości jest bardzo rozbudowany, mam czas na wszystko: prowadzenie domu, spędzanie czasu z synkiem, studiowanie, prowadzenie firmy, prowadzenie bloga i co najważniejsze znajduję w tym wszystkim czas dla siebie.

Przejdźmy teraz do konkretów, czyli jak poskładać wszystko w całość, żeby zadziałało. Przede wszystkim musimy być konsekwentni, bo bez tego żadne planowanie nie ma sensu. Co z tego, że ułożymy plan całego tygodnia, skoro i tak się go nie będziemy trzymać?

Zarządzanie czasem można nazwać spokojnie zarządzaniem strategicznym, a nas samych określić mianem przedsiębiorstwa, które ma jakieś wizje, misje i cele do realizacji. Zarządzanie strategiczne brzmi dość poważnie, ale to bardzo fajna sprawa, którą można spokojnie wykorzystywać w życiu i myślę, że przybliżę jak z niego korzystać w osobnym poście, teraz skupmy się na naszym uciekającym czasie.

Zapoznam Was teraz z 5 najważniejszymi przykazaniami efektywnego wykorzystania czasu:

1. Zapisuj. Warto zainwestować w notatnik, oraz kalendarz w których będziemy zapisywać wszystkie ważne daty. Ja kalendarz wykorzystuję do zapisywania konkretnych wydarzeń np. 23 listopad termin oddania prezentacji z przedmiotu X, 15 grudzień 8:00 rano wizyta u laryngologa. Natomiast w notesie spisuję wszystkie konkretne zadania do wykonania dzieląc je na etapy, np. wspomniany wcześniej projekt składa się z kilku rozdziałów, więc wypisuję je wszystkie oddzielnie i skreślam dopiero po wykonaniu w pełni danego zadania. Ogólnie bardzo dużo piszę. Zapisuję każdą rzecz, wydarzenie, termin płatności o którym muszę pamiętać dzięki temu mam mniej na głowie i nie zapominam o niczym.

2. Bądź konsekwentny. Rozpoczęte zadania zawsze powinniśmy doprowadzić do końca. Najgorsze co możemy zrobić to rozpocząć, przerwać w trakcie i zająć się czymś innym. Tracimy przez to czas, może i to jest kilka minut, czy nawet pół godziny, ale postępując tak za każdym razem okaże się, że w ciągu dnia tracimy nawet kilka godzin!!

3. Nadawaj piorytety. Jak wiadomo są rzeczy ważne i mniej ważne, dlatego do każdego zadania określ piorytet. Jeśli coś masz wykonać na już i termin wykonania nie może zostać przedłużony nadaj temu zadaniu piorytet pilne i od razu zabieraj się za jego realizację. Zadania, które nie wymagają dużego nakładu czasu i masz na ich wykonanie jego duży zapas możesz wykonać w następnej kolejności. Nigdy nie rób odwrotnie, bo zawalisz zadanie piorytetowe pilne, a mniej ważne i tak przerwiesz w trakcie wracając do pilnego.

 4. Planuj. Ja od planowania rozpoczynam każdy dzień. Siadam i zastanawiam się co dzisiaj muszę zrobić i ile na to poświęcić czasu. Jeśli nauczymy się systematycznie pracować i planować dojdziemy do perfekcji dzięki, której będziemy w stanie dokładnie określić czas niezbędny do wykonania konkretnego zadania. 

5. Skup się na jednej rzeczy. Tylko w ten sposób wykonamy zadanie szybko i sprawnie. Nasz mózg najefektywniej pracuje, kiedy skupia się na jednej rzeczy. Każdy z nas wie, że kusi podglądanie facebooka w trakcie pracy na komputerze,  A może by tak jeszcze sprawdzić maila? Tym sposobem uciekają nam kolejne cenne minuty... 

Tak w telegraficznym skrócie wygląda planowanie swojego czasu. Jeśli macie jakieś pytania to chętnie odpowiem. Może macie jakiś temat, który Was ciekawi i chcecie, żebym go przybliżyła w najbliższym poście? A może następne chcecie zarządzanie strategiczne w życiu codziennym?